El protocolo notarial, ahora electrónico

La revolución tecnológica del Notariado continúa. Comenzó en el año 2002, con la constitución de la Agencia Notarial de Certificación (Ancert) y, después, con la apertura de la sede electrónica notarial que dotaría al Notariado de los más avanzados medios y sistemas de información para el intercambio y tramitación electrónica de documentos y datos con Administraciones Públicas (como las comunidades autónomas, la Dirección General del Catastro, los registros mercantiles y de la propiedad, los ayuntamientos, etc.).

En 2021 se abrió esa sede electrónica a ciudadanos y empresas a través del Portal Notarial del Ciudadano, en el que actualmente se pueden realizar algunos trámites previos a la firma, videoconferencias con el notario y recibir copias simples de las escrituras públicas, entre otros.

Y en noviembre de 2023 se dió un paso más gracias a la aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales. De esta forma, los notarios pueden autorizar actos jurídicos por vía online por primera vez en la historia y pusieron en marcha el funcionamiento del protocolo electrónico.

Los documentos que se pueden autorizar por vía íntegramente online, a través del Portal Notarial del Ciudadano, son las pólizas mercantiles y todos los actos societarios, así como determinados actos unilaterales como algunos tipos de poderes, las cartas de pago, las declaraciones de obra nueva y la división horizontal que no implique extinción de condominio, testamentos en situación de epidemia y, si el notario lo considera conveniente, actos de conciliación. Para que esos servicios se puedan realizar de forma online el notario requiere de la existencia del protocolo electrónico, que convivirá con el protocolo notarial en papel.

Este protocolo electrónico, este es un reflejo idéntico del protocolo en papel. Es decir, de cada escritura solo hay una matriz que tendrá un doble soporte (en papel y digital). La escritura en papel se conserva en la notaría y su versión digital se envia al Consejo General del Notariado en formato PDF, encriptado, junto a una ficha en formato XML con los datos de ese documento extractados. Tienen acceso a ese protocolo tanto el notario titular, bajo su clave, como los empleados que éste designe, por ejemplo para la expedición de copias. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos, transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza, a los Archivos Generales de Protocolos de cada colegio notarial.

Gracias al protocolo electrónico los notarios podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos.

La sociedad está acostumbrada a tener toda la información relevante que le afecta en su móvil. Con el protocolo electrónico se facilita el acceso inmediato a esa información, garantizando al ciudadano la seguridad sobre la eficacia, vigencia y carácter inalterado de lo que consulta y asegurándole que en todo el ámbito relevante jurídico-notarial no ha ocurrido nada que limite, restrinja, ni en modo alguno condicione lo que ve y sobre lo que va a tomar decisiones.

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Como funcionan las bodas ante notario?

Desde finales de julio de 2015 es posible casarse ante notario. Al igual que en todos los matrimonios civiles, el notario lee ante la pareja los artículos 66, 67 y 68 del Código Civil.  Tras darse el “sí quiero”, el notario los declarará unidos en matrimonio, y se procederá a la firma de la escritura pública de matrimonio en presencia de dos testigos. Posteriormente, el notario remitirá una copia al Registro Civil.

Expediente matrimonial

Desde el 30 de abril de 2021 los notarios pueden encargase, si usted lo desea, de hacer el expediente matrimonial que necesitará para contraer matrimonio.

Así, si desea tramitar un expediente matrimonial ante notario deberá realizar una solicitud al colegio notarial de la comunidad autónoma en la que esté empadronado al menos uno de los miembros de la pareja.  Pinchando aquí puede ver  la lista de colegios notariales, sus páginas web y sus teléfonos. Los colegios han habilitado un sistema para atender estas peticiones: https://www.notariado.org/portal/colegios-notariales.

El notario, como funcionario público y autoridad reconocida, deberá comprobar que los futuros contrayentes tienen capacidad para contraer matrimonio; que no existen impedimentos, tales como que sean menores de edad (salvo los emancipados), o que estén casados con otras personas; o, en su caso, la posible dispensa de los impedimentos. Así mismo, deberá asegurarse que no se trata de un matrimonio simulado. Además, determinará el régimen económico aplicable al matrimonio y la vecindad civil de los contrayentes.

Esta reforma refuerza la consideración del notario como autoridad, que ya fue puesta de manifiesto con la entrada en vigor de la Ley de Jurisdicción Voluntaria, en julio de 2015, de la que deriva la medida.

Sobre las capitulaciones matrimoniales

¿Qué son las capitulaciones matrimoniales?
Son el contrato que se puede hacer, antes o después del matrimonio, para fijar las normas que deben regir el aspecto económico del matrimonio respetando las leyes que existen. Para su validez, deben de hacerse en escritura pública, con el asesoramiento imparcial del notario que deberá indicar la manera más idónea para reflejar la voluntad de los esposos y también cuáles son los límites que marca la ley.

¿Deben inscribirse las capitulaciones?

Las capitulaciones deben inscribirse en el Registro Civil, junto a la toma de razón del matrimonio celebrado, para que puedan tener eficacia frente a terceras personas.

Un ejemplo de la limitación de responsabilidad al pedir un crédito: si la persona que lo pide está casada en régimen de gananciales los bienes comunes podrán responder de la deuda. En cambio si el solicitante está casado en régimen de separación de bienes sólo podrá cobrarse al esposo deudor de sus bienes particulares y nunca de los de su cónyuge.

¿Cómo son las capitulaciones más frecuentes?

Aunque las capitulaciones puedan recoger toda clase de estipulaciones por razón de matrimonio y en ellas puedan intervenir además de los cónyuges los padres u otras personas, lo más frecuente es que se limiten a fijar el régimen económico matrimonial.

Los novios o esposos pueden optar por elegir uno de los regímenes que regula el Código Civil, o configurar a la carta su régimen matrimonial, sin más limitación que la de asegurar la igualdad de derechos entre sí.

  • El Derecho común establece que el régimen de gananciales se aplicará no sólo si se ha pactado en el contrato, sino también en el caso de contraer matrimonio sin otorgar capitulaciones. Con este sistema se hacen comunes las ganancias que obtengan ambos esposos, ya sea mediante una contraprestación o como fruto de su trabajo, con la excepción de los privativos, que pertenecen exclusivamente a cada uno de los cónyuges y son los que se poseen de soltero, las herencias o las donaciones.
  • El régimen de separación de bienes se basa en una absoluta independencia de los esposos en el plano económico, si bien a la hora de disponer de la vivienda familiar se necesita contar con el otro cónyuge. Para establecer el régimen de separación de bienes en el Derecho común habrá que otorgar necesariamente capitulaciones, aunque en Cataluña, por ejemplo, a falta de pacto, éste es el sistema económico por el que se va a regir el matrimonio.
  • El régimen de participación sólo se aplica cuando lo acuerdan los esposos mediante de un contrato. Funciona como un régimen de separación; pero al disolverse cada cónyuge comparte con el otro los incrementos o disminuciones de su patrimonio.

¿Cuándo se pueden hacer las capitulaciones?

Pueden hacerse antes o después de casados y cuantas veces se desee.

  • Antes de casados: Si se hacen antes, el régimen económico que se acuerde entrará en vigor sólo a partir de la celebración del matrimonio, que debe celebrarse antes de un año.
  • Una vez casados: Los efectos empezarán en el momento en que se inscriban en el Registro Civil las capitulaciones, pero en el tiempo que va desde la celebración del matrimonio hasta que se hagan las capitulaciones habrá existido un régimen supletorio legal (en general, el de gananciales) que habrá que proceder a liquidar.

Diferencias entre el Derecho común y el Derecho foral

En España existe un Derecho común, que se aplica en la mayor parte del territorio nacional, y Derechos forales o especiales de determinadas regiones. Las zonas donde se aplican estas normas matrimoniales especiales son: Aragón, Baleares, Cataluña, Navarra, Valencia y parte de la provincia de Vizcaya.

En Cataluña y Baleares se establece que a falta de pacto, se aplique el régimen de separación de bienes y en Vizcaya a falta de pacto, el de comunicación foral, en cuya virtud se harán comunes los bienes que cada uno de ellos tuviera antes y durante el matrimonio, incluidos los que se hubiesen heredado o los regalados, si bien, vigente el matrimonio, sólo existe una ‘comunicación en potencia’ que no se consolida hasta la disolución del matrimonio.

Recuerda que si tienes dudas, lo mejor es acudir a tu notario para que te asesore.

Separaciones y divorcios

Los notarios pueden autorizar separaciones y divorcios de mutuo acuerdo, siempre que los cónyuges no tengan hijos menores a su cargo o personas con la capacidad judicialmente modificada.

En la separación o divorcio ante notario, como en la judicial, es necesaria la intervención previa de un abogado y la existencia de un convenio regulador acordado por las partes. En ese convenio regulador, además de hacer constar la suspensión de la vida en común, se regula la situación patrimonial de la pareja y cómo quedan las relaciones con los hijos comunes.

El notario comprobará y dará fe de que los cónyuges son plenamente conscientes del convenio acordado y de que es equitativo para los dos miembros de la pareja, es decir, que no incluye agravios que perjudiquen a uno de ellos.

Este convenio deberá ser aceptado por los hijos mayores, de haberlos, si todavía fueran económicamente dependientes.

Una vez definidos y aclarados todos estos aspectos se otorgará la escritura y se elevará a público ante notario  el convenio regulador acordado, lo que lo convertirá en título de ejecución forzosa en caso de que fuera necesario.

Pero recuerda que si tienes dudas, lo mejor es acudir a tu notario para que te asesore.

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