La revolución tecnológica del Notariado continúa. Comenzó en el año 2002, con la constitución de la Agencia Notarial de Certificación (Ancert) y, después, con la apertura de la sede electrónica notarial que dotaría al Notariado de los más avanzados medios y sistemas de información para el intercambio y tramitación electrónica de documentos y datos con Administraciones Públicas (como las comunidades autónomas, la Dirección General del Catastro, los registros mercantiles y de la propiedad, los ayuntamientos, etc.).

En 2021 se abrió esa sede electrónica a ciudadanos y empresas a través del Portal Notarial del Ciudadano, en el que actualmente se pueden realizar algunos trámites previos a la firma, videoconferencias con el notario y recibir copias simples de las escrituras públicas, entre otros.

Y en noviembre de 2023 se dió un paso más gracias a la aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales. De esta forma, los notarios pueden autorizar actos jurídicos por vía online por primera vez en la historia y pusieron en marcha el funcionamiento del protocolo electrónico.

Los documentos que se pueden autorizar por vía íntegramente online, a través del Portal Notarial del Ciudadano, son las pólizas mercantiles y todos los actos societarios, así como determinados actos unilaterales como algunos tipos de poderes, las cartas de pago, las declaraciones de obra nueva y la división horizontal que no implique extinción de condominio, testamentos en situación de epidemia y, si el notario lo considera conveniente, actos de conciliación. Para que esos servicios se puedan realizar de forma online el notario requiere de la existencia del protocolo electrónico, que convivirá con el protocolo notarial en papel.

Este protocolo electrónico, este es un reflejo idéntico del protocolo en papel. Es decir, de cada escritura solo hay una matriz que tendrá un doble soporte (en papel y digital). La escritura en papel se conserva en la notaría y su versión digital se envia al Consejo General del Notariado en formato PDF, encriptado, junto a una ficha en formato XML con los datos de ese documento extractados. Tienen acceso a ese protocolo tanto el notario titular, bajo su clave, como los empleados que éste designe, por ejemplo para la expedición de copias. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos, transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza, a los Archivos Generales de Protocolos de cada colegio notarial.

Gracias al protocolo electrónico los notarios podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos.

La sociedad está acostumbrada a tener toda la información relevante que le afecta en su móvil. Con el protocolo electrónico se facilita el acceso inmediato a esa información, garantizando al ciudadano la seguridad sobre la eficacia, vigencia y carácter inalterado de lo que consulta y asegurándole que en todo el ámbito relevante jurídico-notarial no ha ocurrido nada que limite, restrinja, ni en modo alguno condicione lo que ve y sobre lo que va a tomar decisiones.