La póliza es un documento de contenido exclusivamente mercantil, esto es, relativo al comercio, a las operaciones comerciales y a los elementos que intervienen, redactado de forma unilateral y estandarizada por una de las partes contratantes, generalmente, una entidad de crédito.

La póliza no tiene necesariamente que intervenirse notarialmente. Si no se hace, carece de los efectos privilegiados y ejecutivos que provoca la actuación notarial (especialmente a la hora de exigir judicialmente el cumplimiento de lo pactado, por ejemplo el pago del préstamo), pero es un documento válido. De hecho, en préstamos de muy escasa cuantía, ocurre a veces que los bancos no pidan la intervención notarial.

A diferencia de las escrituras y actas, que el notario las autoriza, en las pólizas el notario las interviene: da fe que las personas que otorgan un contrato mercantil en póliza lo han firmado delante suyo y han dado su consentimiento negocial. Si se interviene notarialmente entonces llega a obtener los efectos privilegiados que establecen las leyes.

La póliza se conserva en poder del notario, que tiene la obligación de la custodia de la póliza, de la que deviene responsable. El archivo de esta podrá efectuarse, a elección del notario, en su protocolo ordinario o en el Libro-Registro de Operaciones, y se podrán expedir traslados de la misma sólo con efectos informativos.

Los actos y contratos que habitualmente se documentan en póliza son actos que tienen en común tres requisitos:

• Ser actos y contratos de carácter mercantil y financiero,
• Ser propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes.
• No tener objeto inmobiliario (aunque este sea actividad de una de las partes e incluso aunque posea naturaleza financiera)

Es decir, el ámbito de las pólizas se reduce a actos y documentos bancarios: préstamos, créditos, descuentos, afianzamientos o avales, constituciones de contragarantias, constituciones de prendas, hipotecas navales, arrendamientos financieros (leasings), rentings de maquinaria u otros bienes muebles, cesiones de créditos o derechos, contratos de transporte, contratos de seguro, letras de cambio o pagares, contratos de factoring, de confirming, de franchising, etc.

La póliza, para ser intervenida, deberá expresar, al menos:

1.  El lugar y fecha de la misma
2. El nombre, apellidos, residencia y Colegio del notario autorizante (con las oportunas indicaciones de sustitución, habilitación…)
3. El nombre y apellidos o la denominación de los contratantes o intervinientes, y su domicilio
4. La calificación del acto o contrato con el nombre conocido que tenga en derecho o le atribuyan los usos mercantiles
5. El contenido del acto o negocio jurídico
6. La conformidad y aprobación de los otorgantes al contenido de la póliza tal como aparece redactada, y sus firmas
7. El número total de hojas, incluidos los anexos, que componen el texto contractual

La póliza original se concibe como documento único sin que sea posible confeccionar varios originales. Es posible, sin embargo, el sistema de póliza desdoblada que no desvirtúa el concepto de documento único. Este sistema de póliza desdoblada, que el reglamento recoge en el Art. 197, posibilita la intervención por dos o más notarios de la misma póliza, refiriéndose dicho sistema a la intervención del mismo supuesto negocial, salvo cuando alguno de ellos actúe en sustitución de otro, al establecer. Cada notario conservará la póliza que haya intervenido en su Libro Registro y, en su caso, en el protocolo ordinario
La intervención de la póliza comprende dos ámbitos:

1. El asesoramiento previo: siempre de forma imparcial, el notario insistirá en informar a una de las partes respecto de las cláusulas de las pólizas propuestas por la otra, comprobará que no contienen condiciones generales declaradas nulas por sentencia firme e inscrita en el Registro de Condiciones generales y prestará asistencia especial al otorgante necesitado de ella. También asesorará con imparcialidad a las partes y velará por el respeto de los derechos básicos de los consumidores y usuarios. Los Notarios advertirán de la aplicación de la ley, tanto en sus aspectos generales como en cada caso concreto sometido a su intervención
2. El control de legalidad y la dación de fe. Así, la expresión «Con mi intervención» implica el control de legalidad por el notario y, en particular:

• La identificación por el notario de los contratantes.
• La reseña de las circunstancias de los otorgantes
• El juicio de capacidad de los otorgantes para el acto o contrato intervenido y, en su caso, que los poderes relacionados son suficientes para el acto o contrato intervenido
• Que la calificación del acto o contrato es la que figura en el mismo, con el nombre conocido que tenga en derecho o le atribuyan los usos mercantiles, salvo que no tuviera denominación especial.
• Que el contenido del negocio jurídico de que se trate se realiza de acuerdo con las declaraciones de voluntad de los intervinientes.
• Haber hecho a los otorgantes las reservas y advertencias legales en la forma exigida por las leyes o por este Reglamento.
• La conformidad y aprobación del contenido de la póliza tal como aparece redactada, por los otorgantes, y de haber estampado los mismos o los testigos instrumentales, en su caso, la firma ante el notario, o juicio de legitimidad de la misma tratándose de representantes de entidades financieras, cuando legalmente se halle permitido.

La póliza ha de firmarse siempre en presencia del notario, de forma que se entiende, mientras no se haga constar otra cosa, que la firma ha sido puesta en presencia del notario, en el mismo lugar y en la misma fecha de la intervención.

Se permite la no presencia de representantes de entidades financieras, pero en tales casos ha de tratarse de operaciones propias de su tráfico ordinario, y el Notario ha de asegurarse, previamente a la intervención, de la legitimidad de las firmas, y de la suficiencia de los poderes de tales representantes.

Los otorgantes firman al final del texto contractual, permitiendose la firma una sola vez y por todos los conceptos al final del documento.

La intervención de la póliza no requiere la unidad del acto, así son posibles los otorgamientos sucesivos, en los siguientes términos:

• En el caso de otorgamientos sucesivos, en cada uno de ellos el notario, bajo la rúbrica “con mi intervención”, indicará el nombre del otorgante, fecha del otorgamiento y cualquier otra circunstancia que considere necesario y signará, firmará y sellará.
• La incorporación al protocolo o al libro registro se produce con la primera intervención del notario
• Se mantiene el plazo de dos meses para el cierre de la póliza, transcurridos los cuales, si no ha sido firmada por todos los otorgantes, el Notario no la podrá intervenir y deberá otorgarse y firmarse una nueva póliza.

Las pólizas intervenidas por notario gozan de fe pública, y se supondrá su contenido veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en la Ley. Los efectos que el ordenamiento jurídico atribuye a la fe pública notarial sólo podrán ser negados o desvirtuados por los Jueces y Tribunales y por las administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus competencias.

La fe pública notarial “ampara en la esfera de los hechos la exactitud de los que notario ve, oye o percibe por sus sentidos. En la esfera del derecho, la autenticidad y fuerza probatoria de las declaraciones de voluntad de las partes en el instrumento público redactado conforme a las leyes”.

Es decir, la fe pública notarial implica que el contenido de las pólizas intervenidas por notario tiene autenticidad corporal, goza de la autenticidad de la autoría, y hace fe de su fecha y del hecho de su otorgamiento.

Enlaces relacionados:

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• Documentación a aportar – Pólizas