El notario del siglo XXI también está a ña vanguardia de la innovación. El notariado, a través de la Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), está dotado de la tecnología más avanzada para poder prestar el mejor y más ágil servicio a ciudadanos, empresas y administraciones públicas con la misma seguridad.
Los ciudadanos y las empresas se pueden beneficiar de las enormes ventajas que supone poder realizar en las notarías más de 40 tipos de trámites administrativos online gracias, fundamentalmente, a la firma electrónica reconocida de la que disponen desde el año 2000 todos los notarios, y al Sistema Integrado de Gestión del Notariado (SIGNO), una plataforma que conecta a todos los notarios con la máxima seguridad.
Entre las gestiones más habituales se encuentran:
- Inscripción en registros. El envío de copias electrónicas de las escrituras públicas a los registros de la propiedad, mercantil, fundaciones, cooperativas y sociedades anónimas permite más de 1.500.000 inscripciones anuales en muy breve tiempo.
- Partes testamentarios. Cada año los notarios comunican a sus Colegios Notariales por vía electrónica unos 614.000 testamentos autorizados para que estos informen en su nombre al Registro de Últimas Voluntades. Allí se guarda constancia de todos los testamentos existentes, las personas que los han otorgado y qué notarios los conservan.
- Solicitud de certificados de últimas voluntades. Los notarios pueden solicitar telemáticamente certificados de últimas voluntades al Registro General de Actos de Última Voluntad. Este trámite permite a los ciudadanos localizar el testamento de sus familiares en caso de que desgraciadamente fallezcan. De hecho, desde las notarías españolas se piden a este registro más de 102.000 certificaciones cada año.
- Solicitud de Certificados de Seguros de Vida. Los notarios pueden solicitar online en nombre de sus clientes al Registro de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento del Ministerio de Justicia un certificado de los posibles seguros de vida contratados por un familiar fallecido. De esta forma, los herederos conocerán su existencia y podrán reclamar el cobro de la indemnización que les corresponda. En un año se tramitan más de 150.000 certificados.
- Consulta y pago de deudas del Impuesto Bienes Inmuebles (IBI). Este servicio facilita al notario la obtención instantánea de un justificante del estado de deudas del IBI de un inmueble, de forma que el comprador de una vivienda pueda saber si hay o no pagos pendientes. En un año los notarios hacen más de 116.000 consultas electrónicas a los más de 3.000 ayuntamientos, de momento, en conexión telemática con el notariado.
- Préstamos personales. Gracias a la firma electrónica, los notarios pueden tramitar telemáticamente los préstamos personales de los ciudadanos con las siete entidades financieras que se han sumado al proyecto. Cada año este servicio gestiona más de 100.000 expedientes, lo que repercute en agilidad y en ahorro de trámites necesarios.
- La innovación tecnológica del Notariado también ha permitido la creación del Índice Único Electrónico Notarial, una enorma base de datos (hoy por hoy, la segunda en tamaño tras la de la Agencia Tributaria) que almacena y clasifica electrónicamente el contenido de las escrituras y de las actas públicas autorizadas por los notarios con total confidencialidad. La existencia de esta base permite a los notarios facilitar a las Administraciones información estadística de interés social y económico y colaborar activamente en la prevención del blanqueo de capitales y del fraude fiscal. De hecho, desde 2012 el Centro de Información Estadística del Notariado (CIEN) pone a disposición de toda la sociedad estadísticas sobre el sector inmobiliario y empresarial, datos que ayudan a analizar importantes aspectos de la realidad y la evolución de la economía española.