La conservación del instrumento público, una vez autorizado, es fundamental para la expedición de copias o la búsqueda de antecedentes, etc. Pero conforme pasa el tiempo disminuye esta necesidad/inmediatividad, ya que los Protocolos remotos se consultan menos, y esta idea es la que justifica la existencia de archivos de Protocolos o Archivos Notariales.

El archivo ordinario de protocolos, conocido como Archivo de la Notaría se custodia en la Notaría a la que pertenece (o pertenecía) el notario autorizante (cuando se firmó) durante veinticinco años; a partir de esa antigüedad pasan a un archivo notarial conocido como Archivo General de Protocolos del Distrito Notarial. Este Archivo tiene dos secciones:

• La Sección moderna: Se forma con los Protocolos de entre 25 y 100 años y con los de las Notarías amortizadas
• La Sección histórica: Se forma con los Protocolos de + de 100 años de antigüedad, y está asesorada técnicamente por el Cuerpo de Archiveros (notarios archiveros, nombrados por el respectivo Colegio Notarial y con cargos publicados en boletines oficiales), Bibliotecarios y Arqueólogos del Patronato Nacional de Archivos Históricos de Protocolos.

Especialmente los archivos de protocolos históricos, que suelen abarcar varios siglos, contienen una gran cantidad de datos de importancia sobre la actividad, economía, costumbres y evolución de una zona concreta a lo largo del tiempo, por lo que despiertan un interés notable en investigadores e historiadores.

El cargo de Archivero corresponde al Notario que designe el Ministerio de Justicia a propuesta de la DG. Es obligatorio si recae en el Notario único o en el más moderno si son varios, y a él corresponde la expedición de copias y facilitar el acceso a historiadores. Su inspección corresponde a la Junta Directiva y a la DGRN.

En el Archivo histórico de protocolos sólo se incluyen Matrices de Escrituras y Actas, NO Testimonios NI Pólizas, que son instrumentos “no protocolares».