La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado. Es decir, es el procedimiento por el que documentos otorgados en un país extranjero y que deban surtir efectos en España son legalizados por una autoridad española en dicho país (normalmente embajada o consulado español), a efecto de que tenga eficacia en España

A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero.

De esta forma, cada una de las autoridades españolas en el país en cuestión, ejecuta una legalización a título individual del documento extranjero. La cuestión es delicada, dado que al no conocerse en Nuestro País la firma del embajador o cónsul correspondiente, se presta a múltiples falsificaciones.

A la vista de ello y a partir de 10 de junio de 2013, el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España, creó un sello de seguridad o “pegatina” que colocada encima de la firma del Cónsul o Embajador Español es precisa para que surta efecto en España cualquier documento emitido por autoridad extranjera en su país, de forma que en caso de ser retirada o sustituida, el documento no es válido.

Los principales objetivos que busca este nuevo sistema son racionalizar aún más el procedimiento de legalización diplomática, contribuir a la lucha contra el fraude documental, agilizar los trámites administrativos vinculados a los procesos de extranjería y facilitar la legalización de documentos a las empresas extranjeras y españolas que operan en el exterior.

Este funcionamiento de legalización afecta a los documentos extranjeros que procedan de países no miembros del Convenio de La Haya sobre la Apostilla y quieran hacerse valer en España. La pegatina transparente de seguridad que se estampará directamente sobre la firma de los funcionarios competentes para legalizar los documentos, protegiendo la última firma de la cadena de legalización (que será siempre de un funcionario del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España) salvaguardándola de posibles fraudes documentales al incorporar las tecnologías más avanzadas contra falsificaciones. Gracias a la pegatina transparente cuando un documento extranjero haya sido debidamente legalizado y provisto de la etiqueta de seguridad en la oficina consular española del lugar de origen del documento, ya no es necesario, como antes del 2013, el paso del administrado por la Sección de Legalizaciones de la Dirección General de Españoles en el Exterior, Asuntos Consulares y Migratorios en Madrid.

De esta forma, los ciudadanos que quieran hacer valer un documento extranjero en España no tendrán que pedir cita previa ni acudir a Madrid para legalizarlos, siendo plenamente válido a los efectos del ordenamiento jurídico español desde el mismo momento en que el Cónsul de España en el país de origen del documento haya estampado sobre su firma la pegatina de seguridad antes mencionada.

Podrán legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por un Notario.

Las legalizaciones carecen de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Ésta podrá realizarse en cualquier momento en que el interesado la solicite.

Enlaces relacionados:

• ¿Qué es y para qué sirve la Apostilla de La Haya?